17 - Antes de incorporar tu negocio: Dos conversaciones que debes tener primero

Si has estado manejando tu negocio como propietaria única (sole proprietor) y la palabra “incorporar” aparece en cada conversación, en eventos de networking, en algo que dijo tu contadora, en un podcast que escuchaste, quiero ayudarte a hacer este proceso más sencillo. Vamos a ver quién puede ayudarte a tomar esta decisión, y cómo.

“¿Debería incorporar mi negocio?” es una sola pregunta, pero la respuesta tiene dos partes. La mayoría de los emprendedores solo escuchan una de ellas (una respuesta que suena segura, pero basada en la mitad del panorama) y terminan incorporando cuando no deberían, o evitándolo cuando sí deberían hacerlo.

La solución es directa: consigue las dos partes antes de decidir. Hay dos personas cuyo trabajo es dártelas.

Soy abogada de negocios. Tu primera llamada es sencilla, es a un contador o a un abogado. Las dos partes de la decisión le corresponden a alguien, y al que llames primero te va a mandar enseguida a hablar con el otro.

“¿Debería incorporar?” tiene dos partes

La mayoría de los emprendedores llegan a esta pregunta pensando que es una decisión financiera. Lo es, pero también es una decisión legal. Dependiendo de lo que tu negocio realmente hace, la parte legal puede ser el factor más fuerte en la mesa.

La parte legal: cómo se ve tu perfil de riesgo y exposición a responsabilidad, y si necesitas una entidad legal separada para proteger lo que estás construyendo.

La parte financiera: si los números fiscales funcionan para ti, cuánto ganas, cuánto puedes dejar dentro de la empresa, y si los ahorros superan los costos adicionales de mantener una corporación.

El error que cometen la mayoría de los dueños de negocios es preguntar solo la parte financiera. Van con su contador, les dicen “los números aún no tienen sentido,” y se van pensando que la respuesta es no, cuando su verdadera exposición a responsabilidad lleva dos años gritando que sí. O al revés: incorporan después de una conversación casual con una amiga, sin nunca correr los números, y terminan pagando por una estructura corporativa que no necesitaban.

Las dos partes importan. Aquí te explico en qué consiste cada una.

La parte legal: la pregunta de tu abogado

La parte legal me corresponde a mí (o a tu abogado). La pregunta con la que te ayudo: ¿tu negocio tiene el tipo de perfil de riesgo y exposición a responsabilidad que requiere una entidad legal separada?

Reviso cosas como la naturaleza de tu trabajo y el perfil de riesgo de tu industria. Si tus contratos cargan exposición real a responsabilidad. Si trabajas en una industria regulada o que requiere licencia. Si manejas activos significativos, tuyos o de otras personas. Si el tipo de clientes y proyectos que tomas involucran escenarios donde un mal día podría caer sobre ti personalmente. Cuáles son tus planes a largo plazo y qué opciones de salida quieres planear.

Para algunos negocios, la respuesta aquí es alta y clara. Si estás en una industria de alto riesgo, trabajando con exposición significativa a responsabilidad, o manejando activos importantes, lo más probable es que te recomiende incorporar, antes de siquiera llegar a los números. En esos casos, la pregunta no es si, es cuándo. Y ahí te mando a hablar con tu contador, no para revisar si conviene incorporar, sino para definir el momento adecuado, la estructura de acciones, y la configuración fiscal correcta para que no dejes dinero sobre la mesa en el camino.

La parte financiera: la pregunta de tu contador (CPA)

La parte financiera le corresponde a tu contador o CPA. Su pregunta es directa: ¿los números realmente funcionan?

Eso significa revisar cosas como cuánto estás ganando, cuánto necesitas retirar para tus gastos personales, si puedes dejar dinero dentro de la empresa, y si los ahorros fiscales van a superar los costos adicionales de mantener una corporación (declaraciones anuales, declaraciones T2, contabilidad separada, honorarios contables más altos).

Un buen contador te va a hacer preguntas directas. ¿Cuánto sacaste neto el año pasado? ¿Cuánto necesitas realmente para vivir? ¿Estás planeando vender el negocio algún día, o lo vas a manejar hasta el final? Va a hacer los cálculos y te va a decir la verdad, que, en casos flexibles, puede ser “todavía no” o “sí, pero no como lo estabas pensando.” En casos más claros, va a ser “hagámoslo, y así es como vamos a planear el momento.”

Cómo se combinan las dos partes

Aquí es donde se pone interesante.

Si tu perfil de riesgo es alto, industria regulada, responsabilidad significativa, exposición personal real si algo sale mal, eso casi siempre es un sí rotundo a incorporar, sin importar lo que digan los números. La protección legal es el factor dominante. Incorporas porque lo necesitas, y tu contador te ayuda a hacerlo de manera fiscalmente inteligente.

Si tu perfil de riesgo es bajo, un negocio de servicios con contratos manejables, responsabilidad contenida, sin temas de licencias, la parte legal puede no dirigir la decisión. Ahí es donde la parte financiera empieza a pesar más. También los factores administrativos: el costo de las declaraciones anuales, el tiempo que toma mantener los registros corporativos, si realmente quieres lidiar con contabilidad separada para la empresa. En esos casos, la perspectiva de tu contador es la que está haciendo la mayor parte del trabajo.

De cualquier manera, las dos conversaciones son necesarias. He visto a dueños de negocios quemarse por saltarse una tanto como la otra.

Una vez que has decidido: lo que tu abogado realmente hace

Una vez que decidiste incorporar, la configuración legal en sí me corresponde a mí (o a tu abogada) y solo a mí.

Eso significa: elegir el tipo correcto de entidad (federal versus provincial, una corporación profesional si estás en una industria regulada); redactar tus artículos de incorporación y reglamentos internos; armar el acuerdo de accionistas si son más de uno; pensar bien qué acciones se emiten a quién y por qué; configurar tu libro de actas; y de hecho presentar la incorporación.

Esa última parte, quién es dueño de las acciones, importa más de lo que muchos emprendedores se dan cuenta. Si las acciones van solo a ti, a ti y a tu pareja, a ti y a un fideicomiso familiar, tiene implicaciones que no se pueden deshacer fácilmente más adelante. He visto a demasiada gente incorporar rápido a través de un servicio en línea, y luego regresar dos años después necesitando una reestructuración que cuesta diez veces más de lo que habría costado hacerlo bien desde el principio.

Una nota para dueños de negocios en BC: por qué la configuración legal debe hacerla un abogado

Esta pregunta surge con suficiente frecuencia como para abordarla directamente. A veces la gente pregunta si el contador que les dijo que incorporaran también puede encargarse de la configuración legal, ya que ya conoce la situación, los números, y lo que tiene sentido.

En BC y en la mayoría de las provincias canadienses (excepto Quebec), la respuesta no es una preferencia, es la ley.

Redactar documentos que crean o afectan derechos y obligaciones legales es el ejercicio del derecho. Eso incluye tus artículos de incorporación, tus reglamentos internos, tu acuerdo de accionistas, tus certificados de acciones, y los registros que conforman tu libro de actas. Ese trabajo le corresponde a tu abogado. Un contador u otro profesional que redacte esos documentos por una tarifa, sin importar cuán experto sea en la parte fiscal, está operando fuera de su alcance profesional. Y si algo sale mal con documentos preparados fuera del alcance, no hay cobertura de responsabilidad profesional esperando para arreglarlo.

Algo que genuinamente confunde a la gente en Columbia Británica es que nuestros notarios pueden hacer mucho más que los notarios en otras provincias. Pueden manejar transferencias de bienes raíces, hipotecas, ciertos testamentos, poderes notariales, y una larga lista de trabajo legal no contencioso. Por eso, muchos dueños de negocios asumen que su notario también puede configurar su corporación. No pueden; la incorporación no está dentro del alcance de un notario.

El otro camino que tienta a la gente son los servicios de incorporación en línea que se anuncian mucho en BC. Estas herramientas van a registrar una corporación por ti. No la van a estructurar. Tus clases de acciones serán una plantilla genérica. Tu libro de actas estará vacío o lleno de documentos para llenar los espacios en blanco que tal vez no se ajusten a tu situación. Tu acuerdo de accionistas puede faltar por completo, o estar reducido a algo que no aguantará si algún día lo necesitas. Veo el trabajo de limpieza de este tipo de incorporación más seguido de lo que quisiera, dueños que regresan dos años después, necesitando deshacer una estructura que no encajaba y reconstruir una que sí, a muchas veces el costo de haberlo hecho bien la primera vez.

La razón práctica por la que esto importa: si la emisión de acciones, la estructura de acciones, o el acuerdo de accionistas tiene defectos, tu corporación tiene una debilidad legal que no aparece hasta que necesitas que todo esté en orden. El abogado del comprador en una futura adquisición lo va a encontrar. La CRA, en ciertas situaciones, lo puede encontrar. Un futuro inversionista absolutamente lo va a encontrar. Y el arreglo siempre va a salir más caro que la configuración original.

Así que cuando digo que la parte legal le corresponde al abogado y la parte financiera al CPA, no se trata de proteger mi territorio. Es la estructura de las reglas en BC y en la mayoría de las provincias canadienses.

Otros asesores que vas a necesitar después de incorporar

Al mismo tiempo: tu corredor de seguros

Cuando incorporas, tu panorama de seguros cambia. Algunas de tus pólizas personales pueden dejar de responder a reclamos que surjan de tu negocio. Es posible que necesites nueva cobertura comercial a nombre de la corporación. Si tienes seguro de responsabilidad profesional, tu corredor necesita saber que ahora hay una corporación asegurada. Si estás trabajando desde casa, tu póliza de hogar necesita revisarse.

Es buena idea llamar a tu corredor en cuanto la incorporación sea un plan real, no después de hecha.

Poco después: tu asesor financiero

Esta conversación es sobre ti, no sobre tu negocio.

Una vez que tienes una corporación, surgen nuevas preguntas. ¿Te pagas salario, dividendos, o una mezcla? ¿Dejas ganancias retenidas dentro de la empresa? ¿Necesitas una holding para protección de activos o planeación patrimonial? ¿Cómo encajan tus contribuciones al RRSP? ¿Tiene sentido seguir maximizando tu TFSA, o las inversiones de clase corporativa son mejores para ti ahora?

El trabajo de tu asesor financiero es asegurarse de que tu vida financiera personal (la jubilación, la seguridad de tu familia, y tu salida eventual) esté construida alrededor de la nueva estructura, en lugar de quedar enredada por ella.

Dónde se atora la gente

El error más común que veo no es legal — es de conversación faltante. Los emprendedores le preguntan solo al abogado o solo al contador, obtienen solo la mitad del panorama, y actúan basándose en eso. O nos preguntan a uno de nosotros, escuchan lo que querían oír, y se detienen ahí.

Si te llevas una sola cosa de este artículo: la parte legal (tu perfil de riesgo y exposición a responsabilidad) es la pregunta de tu abogada. La parte financiera (los números fiscales) es la pregunta de tu CPA. Necesitas las dos antes de tomar la decisión, y el orden no importa tanto, con quien empieces, la otra es la siguiente conversación.

No tienes que descifrar esto sola. Las conversaciones correctas, en cualquier orden, te pueden ahorrar dinero, tiempo, y mucho titubeo.

-

Este artículo es información general sobre el rol de los asesores profesionales, no es asesoría legal, fiscal, ni financiera para una situación específica. Si quieres conversar sobre tu situación particular, contáctate con Encino Law.

Mariela “Mari” Gutiérrez es abogada de negocios y fundadora de Encino Law. Ayuda a emprendedores y negocios de servicios a hacer bien la parte legal de su negocio — desde incorporaciones y contratos hasta el tipo de asesoría continua que viene con dirigir y hacer crecer una empresa.